Stagiaire in dienst nemen

Overweeg je een stagiaire aan te nemen, maar zie je op tegen het papierwerk? Vraag je je af wat het je gaat kosten en of het wel de moeite waard is? Je bent niet de enige. Veel ondernemers worstelen met deze vragen.

Een stagiaire brengt verse energie en nieuwe inzichten in je bedrijf. Toch komt er meer kijken bij het aannemen dan je denkt. In deze blog delen wij alles wat je moet weten over regelgeving en verplichtingen.

Waarom een stagiaire in dienst nemen?

Een stagiaire brengt vaak verfrissende ideeën mee en kan je team ontlasten bij dagelijkse werkzaamheden. Voor het bedrijf is het een mooie kans om kennis te maken met potentiële toekomstige medewerkers. Je leert iemand kennen zonder direct een vast dienstverband aan te gaan.

De regels die je moet kennen

Besluit je een stagiaire aan te nemen? Dan moet je enkele regels kennen. Een stage is geen gewone arbeidsovereenkomst, maar een leertraject. Dit heeft gevolgen voor de rechten en plichten. Belangrijke regels zijn:

Een stage draait om leren, niet om productie draaien
Er moet een leerplan zijn met leerdoelen en evaluatiemomenten
De stagiair is boventallig en krijgt begeleiding
Een vergoeding is niet verplicht, maar mag ook geen loon lijken
Bij dienstverband na de stage mag alleen een proeftijd bij ander werk
Zorg dat afspraken goed zijn vastgelegd in een stagecontract

Hoeveel ben je kwijt aan een stagiaire?

Stagevergoeding

Een stagevergoeding is niet verplicht, maar vaak wel gebruikelijk. De hoogte verschilt per opleidingsniveau, branche en stageduur. Vergeet geen extra kosten zoals reiskosten, werkplek en begeleiding niet. Een redelijke vergoeding maakt je bedrijf aantrekkelijker en laat zien dat je de inzet waardeert.

Fiscale aspecten

Een stagevergoeding wordt fiscaal gezien als loon. Je moet hier loonheffing over inhouden en afdragen. Soms geldt een vrijstelling, bijvoorbeeld bij verplichte stages of bij gebruik van de studenten- en scholierenregeling. Zo kun je de belastingdruk verlagen. Laat je goed door een fiscaal specialist adviseren om verrassingen te voorkomen.

Verzekeringen en aansprakelijkheid

Zorg dat je goed verzekerd bent met een stagiaire in huis. Check of je aansprakelijkheidsverzekering ook schade dekt door stagiaires. Ga na of de onderwijsinstelling een collectieve ongevallenverzekering heeft.

De stageovereenkomst

Je wilt alles goed regelen maar weet niet waar te beginnen. Een duidelijke stageovereenkomst voorkomt veel gedoe achteraf. Hierin leg je vast:

De startdatum en duur van de stage
De begeleiding die je biedt
De werktijden
De stagevergoeding
De leerdoelen van de stage
De verzekeringen
Afspraken over eventueel verzuim

De onderwijsinstelling heeft vaak een standaard stageovereenkomst. Neem daar rustig de tijd voor. Zorg dat alle partijen akkoord zijn met de voorwaarden. Loop het contract samen door, zodat jullie op één lijn zitten.

Een goede stage betekent een goede begeleider

Heb je ook gemerkt dat stagiairs soms niet durven te vragen? Wijs daarom een vaste begeleider aan voor je stagiair. Geef duidelijke opdrachten en vraag regelmatig hoe het gaat. Zo voorkom je dat je stagiair blijft zitten met vragen. Contact met de opleiding hoort er ook bij. Door hierin te investeren, haal je het beste uit de stage.

Checklist: stagiaire in dienst nemen in 5 stappen

Bepaal je stagebehoefte Denk na over welke taken de stagiaire kan uitvoeren en welke leerdoelen daarbij passen.
Werf de juiste stagiaire Schrijf een aantrekkelijke vacature voor onderwijsinstellingen.
Maak duidelijke afspraken Stel samen met de stagiaire en de onderwijsinstelling een stageovereenkomst op.
Regel de praktische zaken Zorg voor een nette werkplek en een goede introductie
Evalueer regelmatig Plan momenten in om de voortgang te bespreken en bij te sturen waar nodig.

Maak niet dezelfde fouten

Je stagiair draait al maanden mee en kent alle ins en outs. Je zou gek zijn om dit talent te laten gaan. De samenwerking verloopt soepel en de inwerkperiode is al achter de rug. De stagiair kent je bedrijf door en door.

Toch loop je tegen vragen aan. Wat bied je als salaris? Is een proeftijd nodig? Een stage is geen arbeidsovereenkomst. Wil je je stagiair in dienst nemen? Stel dan een nieuw contract op. Bepaal het salaris en de functie. Overweeg een proeftijd alleen bij echt ander werk. Zo voorkom je misverstanden.

Er komt toch veel bij kijken

Een stagiair aannemen brengt kansen en verplichtingen met zich mee. Denk aan belastingregels en juridische afspraken. Als je hierbij ondersteuning nodig hebt, staat SWV Accountants voor je klaar.